Hier vind je de beschrijving van de werking van het systeem binnen de toepassing Notula en de bijhorende raadpleegomgeving. De beschrijving geeft inzicht hoe aan de voorwaarden van het Besluit van de Vlaamse Regering (BVR) wordt voldaan.
Het lokaal bestuur Haacht werkt met de applicatie 'Notula' (Green Valley) voor het publiceren van agenda’s, besluiten en notulen volgens het gelinkt open data principe. Het is een toepassing met gebruikersrechten en rollen. De toegang is dus beperkt en wordt gecontroleerd. Alleen geautoriseerd personeel van de lokale overheden heeft toegang tot de Notula-applicatie op basis van de hun toegekende gebruikersrol.
Documenten worden aangemaakt op basis van de geregistreerde gegevens in het systeem. Een document bevindt zich na de creatie in de status 'Niet gepubliceerd'. Dat wil zeggen dat het document nog gewijzigd kan worden door een gebruiker met de juiste rechten.
Na het publiceren van een document wordt de inhoud ervan bevroren en kan het niet meer gewijzigd worden. Er is altijd slechts één versie van het document gepubliceerd, met bijhorende publicatiedatum. Elk gepubliceerd document heeft een unieke referentie. Het publiceren van het document wordt gelogd in de audittrail van het systeem. Het eventuele wijzigen van een gepubliceerd document, kan via de historiek van het systeem ook geraadpleegd worden. Deze audittrail kan niet gemanipuleerd worden door een gebruiker.
Op de publieke raadpleegomgeving wordt de inhoud en de datum van publicatie gevisualiseerd. Het exacte tijdstip van publiceren (tot op de seconde) kan steeds opgevraagd worden via het bestuur.
Indien de publicatie van onze reglementen door een technische storing niet lukt, vallen we voor wat betreft de publicatiedatum van dat bewuste document terug op de publicatiedatum van het nieuwsbericht en/of het bewuste document op de gemeentelijke website.
Beveiligde omgeving
- De servers met daarop de logs en de documenten zijn beveiligd toegankelijk voor een beperkt aantal personen. Toegang wordt bijgehouden in een extra log.
- Er is een dagelijkse full-backup-up van de servers voorzien.
- De servers bevinden zich in Europa en zijn van een Europese leverancier.
Bovenstaande werking voldoet aan de door het BVR opgelegde vereisten dat documenten uniek identificeerbaar zijn, en onmerkbare veranderingen redelijkerwijs zijn uitgesloten voor het register van bekendmakingen.